Pour relancer une facture impayée, tenez un calendrier fixe : un rappel courtois 7 jours après l’échéance, une relance plus ferme à 15 jours, un appel et une dernière relance écrite à 30 jours, puis une mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception. Si rien ne vient, un commissaire de justice peut recouvrer à l’amiable une créance jusqu’à 5 000 €, ou le juge rendre une injonction de payer. Contre un particulier, vous avez deux ans pour agir.
Oubli, rejet ou désaccord : trouvez la cause avant de relancer
Une facture impayée n’a pas toujours la même histoire. Chez un pisciniste, les mêmes causes reviennent :
- l’oubli : propriétaire d’une résidence secondaire qui ne relève pas son courrier, e-mail de facturation classé dans les indésirables, facture envoyée à la maison au lieu du domicile ;
- le prélèvement rejeté : compte vide en fin de mois, changement de banque, mandat révoqué sans vous prévenir ;
- le désaccord : eau verte après un orage, produit facturé que le client croyait inclus, passage qu’il dit ne pas avoir vu ;
- la difficulté de paiement, passagère ou non ;
- la mauvaise foi, plus rare, mais qui existe.
Chaque cas appelle sa réponse. Un oubli se règle par un rappel et un lien de paiement. Un désaccord se règle par des faits : un rapport de passage avec les relevés, les produits versés et les photos vaut mieux que dix relances. Si le client a raison, corrigez la facture par un avoir plutôt que de laisser traîner. Une difficulté de paiement se règle par un échéancier écrit, qui a un autre avantage : signé par le client, il vaut reconnaissance de dette (voir la prescription, plus bas).
Prévenir les impayés dès la signature du contrat
- Écrivez les conditions de paiement dans le contrat et sur chaque facture : échéance, moyens de paiement acceptés, conséquences d’un retard. Pour un client professionnel, le taux des pénalités et l’indemnité de 40 € font partie des mentions obligatoires de la facture.
- Mensualisez par prélèvement : le paiement part tout seul à la date prévue. La mise en place est détaillée dans notre guide du prélèvement SEPA pour les contrats d’entretien.
- Joignez un lien de paiement par carte à chaque facture : le client règle depuis son téléphone, sans chéquier ni virement à saisir.
- Prévoyez la suspension des passages en cas d’impayé, avec un préavis écrit, dans votre contrat d’entretien.
- Demandez un acompte sur les réparations et le matériel (pompe, électrolyseur, liner) : vous n’avancez pas le prix des pièces.
- Vérifiez les coordonnées de facturation : l’adresse et l’e-mail du propriétaire, pas seulement ceux de la maison.
Le calendrier de relance, étape par étape
Un calendrier fixe a deux vertus : aucune facture ne passe entre les mailles, et le client comprend vite que vous suivez vos comptes. Les délais ci-dessous partent de la date d’échéance de la facture.
| Quand | Comment | Ton |
|---|---|---|
| 3 jours avant l’échéance | E-mail de rappel avec le lien de paiement (factures non prélevées) | Informatif |
| 7 jours après | E-mail de relance, facture et lien de paiement joints | Courtois |
| 15 jours après | E-mail et SMS | Ferme |
| 30 jours après | Appel, puis dernière relance écrite | Ferme, annonce la mise en demeure |
| 45 jours après | Mise en demeure en recommandé avec avis de réception | Formel |
| 60 jours après | Recouvrement par commissaire de justice ou injonction de payer | Judiciaire |
Adaptez le ton à la relation : un client fidèle depuis dix ans mérite un appel avant un e-mail de relance. Et ne relancez jamais un client dont vous n’avez pas traité la réclamation : répondez d’abord.
Modèle d’e-mail à 7 jours
Objet : Facture n° 2026-0412 du 1er septembre
Bonjour Madame Fabre,
Sauf erreur de notre part, la facture n° 2026-0412 de 188,40 €, arrivée à échéance le 15 septembre, reste à régler. Vous pouvez la payer par carte en quelques secondes avec ce lien : [lien de paiement].
Si votre règlement est déjà parti, ne tenez pas compte de ce message. Une question sur cette facture ? Répondez simplement à cet e-mail.
Bonne journée,
[Prénom Nom], [Entreprise]
Modèle de SMS à 15 jours
Bonjour, ici [Prénom] de [Entreprise]. Votre facture n° 2026-0412 de 188,40 € reste impayée depuis le 15 septembre. Vous pouvez la régler ici : [lien]. Un souci ? Appelez-moi au [téléphone]. Merci !
Modèle de dernière relance à 30 jours
Objet : Dernière relance avant mise en demeure, facture n° 2026-0412
Bonjour Madame Fabre,
Malgré nos relances du 22 et du 30 septembre, la facture n° 2026-0412 de 188,40 €, échue le 15 septembre, n’est toujours pas réglée, et je n’ai pas réussi à vous joindre par téléphone.
Sans règlement de votre part avant le 22 octobre, je vous adresserai une mise en demeure par lettre recommandée, puis j’engagerai une procédure de recouvrement. Vous pouvez payer dès maintenant avec ce lien : [lien de paiement]. Si vous rencontrez une difficulté, appelez-moi : nous trouverons un échéancier.
[Prénom Nom], [Entreprise], [téléphone]
La mise en demeure : le dernier avertissement
La mise en demeure est l’acte par lequel vous exigez officiellement le paiement. Le Code civil prévoit qu’elle prend la forme d’une sommation ou d’un « acte portant interpellation suffisante » (article 1344). En pratique : une lettre recommandée avec avis de réception, papier ou électronique, qui prouve la date et la réception.
Elle doit contenir :
- la mention « Mise en demeure » en objet ;
- les références des factures (numéro, date, montant) et le total dû ;
- le rappel du contrat et des relances restées sans réponse ;
- un délai de paiement précis, en général 8 jours à compter de la réception ;
- ce qui se passera ensuite : intérêts de retard, procédure de recouvrement ;
- la date et votre signature.
Envers un particulier, la mise en demeure fait courir les intérêts de retard au taux légal (article 1231-6 du Code civil). Envers un professionnel, les pénalités courent déjà depuis l’échéance.
Modèle de mise en demeure
Objet : Mise en demeure de payer, facture n° 2026-0412
Madame,
Par contrat du 1er avril 2026, vous m’avez confié l’entretien de votre piscine, 12 chemin des Pins à Saint-Raphaël. La facture n° 2026-0412 du 1er septembre 2026, d’un montant de 188,40 € TTC, échue le 15 septembre, reste impayée malgré mes relances des 22 septembre, 30 septembre et 15 octobre.
Je vous mets en demeure de me régler la somme de 188,40 € dans un délai de 8 jours à compter de la réception de ce courrier. À défaut, cette somme portera intérêts au taux légal à compter de la présente mise en demeure, et j’engagerai une procédure de recouvrement sans nouvel avis.
Je vous prie d’agréer, Madame, mes salutations distinguées.
[Prénom Nom], [Entreprise], [SIREN], [adresse]
Pénalités de retard : client professionnel ou particulier
Les règles ne sont pas les mêmes selon que vous facturez un hôtel ou un particulier. Les taux ci-dessous valent du 1er juillet au 31 décembre 2026.
| Client professionnel (hôtel, camping, conciergerie) | Client particulier | |
|---|---|---|
| Délai de paiement | 30 jours après la prestation par défaut ; au plus 60 jours après la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit | Celui du contrat ou de la facture |
| Taux | Taux de la BCE + 10 points, soit 12,40 % par an, sauf taux convenu d’au moins 3 fois le taux légal (8,25 %) | Taux légal, soit 2,75 % par an |
| Point de départ | Le lendemain de l’échéance, sans relance | La mise en demeure |
| Frais de recouvrement | Indemnité forfaitaire de 40 € par facture, plus les frais réels justifiés au-delà | À votre charge, sauf décision du juge |
Exemple : deux retards, deux calculs
Un camping du Muy règle avec 30 jours de retard une facture de 1 440 € TTC. Pénalités : 1 440 € × 12,40 % × 30 ÷ 365 = 14,68 €, plus l’indemnité de 40 €, soit 54,68 € à réclamer.
Un particulier de Fréjus règle 450 € deux mois après votre mise en demeure. Intérêts : 450 € × 2,75 % × 61 ÷ 365 = 2,07 €. Face à un particulier, les intérêts ne font pas pression : ce qui fait payer, c’est la perspective d’une procédure.
Avec un particulier, vous pouvez prévoir au contrat une clause pénale, c’est-à-dire une somme forfaitaire due en cas de retard. Le juge peut toutefois la réduire si elle est manifestement excessive (article 1231-5 du Code civil) : restez raisonnable.
Suspendre l’entretien : possible, mais avec méthode
Le Code civil permet de ne pas exécuter son obligation quand l’autre partie n’exécute pas la sienne, si ce manquement est « suffisamment grave » (article 1219). Une mensualité en retard de quelques jours ne suffit pas. Plusieurs mois impayés malgré les relances et la mise en demeure justifient bien plus facilement une suspension.
Mais une piscine ne s’arrête pas comme un abonnement : sans entretien, l’eau peut tourner en quelques jours en plein été, et le client sera tenté de vous en rendre responsable. Avant de suspendre :
- vérifiez que votre contrat prévoit la suspension en cas d’impayé, et avec quel préavis ;
- prévenez le client par écrit de la date de suspension, par exemple dans la mise en demeure ;
- faites un dernier passage documenté : relevés, photos, état du matériel, filtration en marche ;
- rappelez au client, par écrit, ce qu’il doit faire pour garder une eau saine pendant la suspension.
Recouvrer la créance : procédure simplifiée ou injonction de payer
La procédure simplifiée de recouvrement des petites créances
Pour une créance d’origine contractuelle qui ne dépasse pas 5 000 €, intérêts compris, un commissaire de justice peut obtenir un accord amiable qui vaut titre exécutoire. Il invite votre client à participer à la procédure, par lettre recommandée avec avis de réception ou par voie électronique. Le client a un mois pour accepter, et son silence vaut refus. S’il accepte le montant et les modalités de paiement, le commissaire de justice vous délivre un titre exécutoire : si le client ne tient pas parole, vous pouvez faire saisir.
Les frais de la procédure sont entièrement à votre charge, et elle est exclue pour les factures entre commerçants. Elle convient bien au particulier de bonne foi mais désorganisé.
L’injonction de payer
Si le client refuse ou ne répond pas, l’injonction de payer est la voie judiciaire la plus simple. Vous déposez une requête, sans audience et sans avocat obligatoire, auprès du président du tribunal judiciaire du domicile du débiteur ; pour une dette commerciale, auprès du président du tribunal de commerce de son siège. La requête est gratuite devant le tribunal judiciaire ; comptez 33,47 € de frais de greffe devant le tribunal de commerce (hors Alsace-Moselle).
Joignez le contrat, les factures, les relances et la mise en demeure avec son avis de réception. Si le juge fait droit à votre demande, faites signifier l’ordonnance au débiteur par un commissaire de justice, dans les 6 mois de sa date. Le débiteur a alors un mois pour faire opposition, ce qui ouvre un vrai procès. Sans opposition, vous demandez au greffe d’apposer la formule exécutoire, et le commissaire de justice peut passer au recouvrement forcé.
Pour une petite somme, faites le calcul : la signification et l’exécution ont un coût, dont une partie seulement peut être mise à la charge du débiteur. Regroupez les factures impayées d’un même client plutôt que d’agir facture par facture.
La prescription : combien de temps pour agir ?
- Contre un particulier, vous avez 2 ans pour agir en paiement (article L218-2 du Code de la consommation).
- Contre un professionnel, le délai est de 5 ans (article L110-4 du Code de commerce, ou article 2224 du Code civil).
Le point à retenir : relances et mises en demeure n’arrêtent pas ce délai. Seuls l’interrompent une demande en justice, comme une requête en injonction de payer, un acte d’exécution forcée, ou une reconnaissance de dette par le client : un paiement partiel, un échéancier qu’il a signé, un e-mail où il reconnaît devoir la somme (article 2240 du Code civil). L’accord du client dans la procédure simplifiée de recouvrement suspend aussi la prescription.
Concrètement, une prestation d’avril 2026 impayée par un particulier doit être portée devant le juge avant avril 2028. N’attendez pas la saison suivante pour agir.
Questions fréquentes
Combien de relances avant une mise en demeure ?
Deux ou trois, étalées sur 30 à 45 jours après l’échéance : un rappel courtois, une relance ferme, puis une dernière relance qui annonce la mise en demeure. Au-delà, le client s’habitue à vos messages, et le délai de prescription continue de courir.
Peut-on facturer des frais de relance à un particulier ?
Non. L’indemnité forfaitaire de 40 € ne s’applique qu’entre professionnels. Face à un particulier, les frais de recouvrement engagés sans titre exécutoire restent à la charge du créancier (article L111-8 du Code des procédures civiles d’exécution). Seuls les intérêts au taux légal courent, à partir de la mise en demeure.
Un e-mail vaut-il mise en demeure ?
Le Code civil n’impose pas de forme : un écrit qui réclame clairement le paiement peut suffire. Mais en cas de litige, c’est à vous de prouver que le client l’a reçu. La lettre recommandée avec avis de réception, papier ou électronique, reste la voie sûre.
Peut-on arrêter l’entretien d’un client qui ne paie pas ?
Oui, si l’impayé est suffisamment grave (article 1219 du Code civil) et, de préférence, si votre contrat le prévoit. Prévenez le client par écrit de la date de suspension et documentez l’état de la piscine au dernier passage : sans entretien, l’eau se dégrade vite et le client pourrait vous le reprocher.